Ce qui change au niveau des inspections de la FDA à l’époque de la FSMA : comment se préparer pour les ’’nouvelles’’ inspections FDA

Les inspections de la FDA ont commencé et visent à vérifier que les producteurs de spécialités alimentaires ont respecté la règlementation de la FSMA

Mise à jour du 6 janvier 2020

Pour les premières inspections des importateurs américains à l’époque de la FSVP, la FDA a décidé d’y aller en douceur

Certains de nos clients, importateurs américains, nous ont informé que la FDA a fait preuve d’un esprit de collaboration au cours des inspections FSVP auxquelles ils ont été soumis. Au lieu de sanctionner immédiatement les irrégularités constatées, la FDA envoie la liste des violations relevées avec ses conseils pour la mise en conformité. La FDA indique également le délai fixé pour la mise en conformité à la règlementation FSVP.

Nous avons également remarqué que les inspections des importateurs américains par la FSVP sont faites immédiatement en aval des inspections FSMA chez le producteur de spécialités alimentaires en France. Le conseil qui est donc donné aux producteurs français est de se coordonner correctement avec l’importateur américain dès la notification de l’inspection FDA, car il est très probable qu’une fois l’inspection terminée chez le producteur, tous les importateurs américains recevront eux aussi la visite de la FDA pour la partie FSVP concernant la conformité des importateurs.

Comme toujours, ExportUSA est à votre disposition pour effectuer toutes les interventions pour la mise en conformité FSMA [pour les producteurs français] et FSVP [pour les importateurs américains] Mieux encore, chez ExportUSA, nous avons créé un programme de mise en conformité permettant d’effectuer en même temps la mise en conformité à la règlementation FSMA et la mise en conformité FSVP.

Cette approche non seulement permet de faire des économies en termes de temps et de coûts, mais se révèle également de grande valeur commerciale, puisqu’elle aide à convaincre l’importateur à acheter le produit étant donné qu’une grande partie du travail qui lui incombe est déjà effectué par le producteur [d’où des économies de temps et d’argent également pour l’importateur]

La FDA a commencé ses inspections visant à vérifier que les producteurs de produits alimentaires respectent la FSMA, loi de modernisation de la Sécurité Alimentaire pour les produits alimentaires destinés à l’exportation aux États-Unis

L’entrée en vigueur de la règlementation FSMA change également la façon dont la FDA mène ses inspections auprès des producteurs de produits alimentaires.

Ci-après le texte d’un mail pour la préparation à l’inspection de la FDA auprès d’un producteur français. Comme nous pouvons le remarquer, la documentation à préparer est beaucoup plus importante et l’inspection de la FDA est beaucoup plus vaste. Le mail de la FDA fournit des conseils précieux sur la façon de se préparer à l’inspection et donne une idée sur le type d’approche que la FDA commence à adopter à l’égard des producteurs de spécialités alimentaires destinées à être importées aux États-Unis.

Comme toujours, nous encourageons une approche positive à ce nouveau cours proposé par la FDA avec l’entrée en vigueur de la règlementation FSMA

Pour les producteurs français de produits alimentaires, habitués depuis toujours à un contrôle rigoureux de la sécurité de la production alimentaire, une plus grande rigueur de la FDA se traduit par moins de concurrents pour le marché USA

Avec l’application des normes FSMA et en même temps le nouveau type d’inspections menées par la FDA, tous les producteurs marginaux et ceux qui, hier encore, arrivaient à maintenir des prix bas parce qu’ils économisaient en termes de sécurité et de contrôles des processus de production, abandonneront le marché.

Le résultat de la FSMA [et FSVP] sera de faire augmenter les importations et la vente des produits alimentaires français aux États-unis aux dépens des importations des pays ayant une tradition moins longue en termes de sécurité alimentaire.

Exemple de mail envoyé par la FDA à un producteur pour la préparation à l’inspection

Merci pour votre confirmation,

vu le temps limité à disposition, nous avons préparé une série de questions et d’informations nécessaires [en vue de la prochaine inspection de la FDA auprès du producteur]. Si possible, veuillez préparer des copies des documents suivants pour une révision initiale. Ceci nous aidera pour que notre inspection [FDA] soit beaucoup plus efficace.

Liste des documents de la société à préparer pour l’inspection FDA

• Registres de contrôle des traitements antiparasitaires effectués au cours des six derniers mois
   
• Liste des produits que votre société produit et exporte aux États-Unis
   
• Liste des trois principaux clients américains qui achètent vos produits. Pour chaque client, mentionner la ville et l’état de provenance
   
• Liste de vos trois plus importants fournisseurs de matières premières et/ou ingrédients. Pour chaque fournisseur, mentionner la ville et l’état de provenance
   
• Une copie de l’organigramme de votre société (Président, Vice-président, Operation manager, etc.)
   
• Trois copies de la documentation de livraison de vos produits finis exportés aux États-Unis (avec les connaissements et les documents de transport, si possible)
   
• Copies des étiquettes conformes aux dispositions de la règlementation FDA de trois de vos produits exportés aux États-Unis
   
• Liste des principaux responsables de votre société (operation manager, gestionnaire qualité, président, etc.)

Pour le personnel chargé du contrôle qualité, les informations suivantes sont nécessaires:

• Depuis combien de temps occupent-ils leur poste?
   
• Depuis combien de temps travaillent-ils pour votre société ?
   
• Ont-ils l’autorité nécessaire pour prévenir, identifier et corriger des violations éventuelles ?
   
• Ont-ils l’autorité nécessaire pour embaucher ou licencier le personnel ?

Nous vous demandons également votre collaboration pour nous fournir la documentation et les informations suivantes :

• Copie des documents concernant des cours de formation sur la sécurité alimentaire pour la manipulation des aliments et des boissons, suivis par votre personnel (HACCP, etc.)
   
• Indiquer la signification des codes de production de vos produits exportés aux États-Unis
   
• Copie des réclamations éventuelles reçues par votre société pour chacun de vos produits exportés aux États-Unis
   
• Copie de la procédure de rappel des produits, adoptée par votre société (le cas échéant)
   
• Copie des attestations de formation sur la sécurité alimentaire pour la manipulation des aliments et des boissons, suivis par vos responsables ou par le personnel préposé à la restauration
   
• Présenter l’histoire de votre société, par exemple : Où et quand a-t-elle été fondée? Votre société fait-elle partie d’un groupe ? Par exemple : filiale/société mère et entreprises contrôlées ? Si c’est le cas, veuillez indiquer le nombre de salariés/employés pour chaque siège de la /des société/s
   
• Quels sont vos horaires d’ouverture ?
   
• À combien se monte le chiffre d’affaires brut de votre société en dollars américains? Sur le total des ventes de votre société, quel est le pourcentage des exportations des produits finis aux États-Unis?

Préparation à l’inspection FDA

Les conditions requises pour obtenir la certification FDA sont nombreuses ; notre conseil est donc de vous concentrer sur ce qui concerne le Système Qualité, mais surtout de préparer votre équipe avant l’inspection, en définissant les rôles et les responsabilités de chacun au sein de l’entreprise.

Une préparation correcte et ponctuelle du personnel directement concerné par les inspections, est la meilleure solution pour que l’inspection se déroule dans un climat serein et tranquille. La réponse à chaque question posée par la FDA doit être étayée par des documents et des enregistrements précis.

Une société correctement préparée est une société prête à affronter une inspection FDA