ExportUSA offre un service d’assistance à la préparation des inspections FDA. Nos experts peuvent également être présents durant les inspections FDA

Pouvoir compter, au cours d’une inspection, d’un expert connaissant de manière détaillées les procédures d’inspection et de contrôle mises en place par la FDA, représente un gros avantage puisque cela permet d’éviter tout malentendu, d’accélérer la procédure ainsi que de fournir aux inspecteurs de la FDA les réponses les plus appropriées. L’importance de la préparation préventive à l’inspection

Se préparer aux inspections FDA : Le personnel technique d’ExportUSA a plus de dix ans d’expérience dans la gestion des inspections FDA

Nous avons une préparation technique solide en matière de certifications de sécurité dans le secteur alimentaire et connaissons la législation appliquée aux préparations alimentaires destinées à l’importation aux États-Unis

En plus de gérer l’inspection FDA, le service conseil FDA d’ExportUSA peut également inclure la mise en conformité de votre entreprise aux normes en matière de sécurité alimentaire en vigueur aux États-Unis

Les inspections FDA doivent être vécues avec sérénité

Les entreprises qui opèrent depuis longtemps dans le secteur de l’exportation de spécialités alimentaires aux États-Unis, doivent tenir compte des inspections, surtout maintenant que la FDA attache de plus en plus d’importance à la question de la sécurité alimentaire. En effet cela a abouti à l’entrée en vigueur de l’intégralité des normes FSMA qui, pour la première fois, impliquent également les importateurs américains de denrées alimentaires.

Avis d’inspection FDA

L’importance de préparer l’inspection FDA à l’avance

Les inspections FDA ne sont jamais effectuées à l’improviste. Premièrement pour des raisons pratiques. Ce serait gênant si, à leur arrivée de l’Amérique, les inspecteurs trouvaient l’entreprise fermée ou si les responsables de la sécurité alimentaire n’étaient pas présents.

Par conséquent, la FDA communique toujours les dates des inspections, généralement en envoyant un mail à l’entreprise et à l’agent de la FDA qui figure sur le registre des entreprises auprès de la FDA. Le mail communique l’inspection en proposant des dates et demande une confirmation à l’entreprise. Si nécessaire, d’autres dates peuvent être proposées ; les inspecteurs de la FDA satisferont la demande.

Toutes les communications avec la FDA peuvent être effectuées par mail. En bas du mail qui annonce l’inspection, figurera le nom, le titre et le numéro de téléphone du responsable de la FDA qui coordonne l’activité des inspecteurs.

Afin d’organiser l’inspection, la FDA vous demandera également des renseignements essentiels tels que le nom de l’aéroport le plus proche, le nom de deux ou trois hôtels aux alentours du site à inspecter et d’autres informations de ce style. Inutile de vous conseiller de les aider le plus possible.

Pendant ces premières phases d’approche avec la FDA, respecter la bonne règle « question - réponse » et limitez-vous à répondre aux questions. Cela signifie qu’il faut éviter toute invitation à dîner et proposition similaire.

Les inspecteurs de la FDA sont des personnes cordiales, honnêtes, justes et impartiales. Ce sont des gens biens qui font leur travail et qui essayent vraiment d’aider pour que les entreprises soient conformes et continuent à exporter leurs produits alimentaires en Amérique. Ils ne viennent pas pour « vous avoir ».

Donc, essayez vraiment de garder l’esprit tranquille. Pendant les jours qui précèdent la visite vous pouvez vous préparer en prévenant l’ensemble du personnel de l’entreprise de l’arrivée des inspecteurs de la FDA. Vous pouvez expliquer au personnel d’accueil comment se comporter avec les inspecteurs de la FDA et, naturellement, faire en sorte qu’une personne qui parle bien anglais et qui connaisse bien les processus de production et les pratiques de sécurité alimentaire du site, soit toujours présente.

Comment se déroulent les inspections FDA et à quoi s’attendre lorsque les inspecteurs de la FDA arrivent à l’entreprise

La FDA peut effectuer une inspection du site pour différentes raisons : une inspection de routine programmée ou en réponse à un problème signalé.

Dans la très grande majorité des cas, comme nous le disions, la FDA envoie un mail à l’entreprise au moins deux mois avant l’arrivée des inspecteurs.

À cette occasion, l’entreprise peut demander de reporter la date. Généralement la FDA envoie sur le site de l’entreprise deux inspecteurs pour environ une période de trois jours [sauf cas particuliers].

Lors de son arrivée, l’inspecteur de la FDA s’identifie et présente le formulaire « Avis d’inspection d’un site de production » (FDA Form 482). Il serait préférable qu’une personne qui connaît bien la production alimentaire, comme par exemple le directeur du site de production ou, de préférence, une personne désignée au cours de la préparation de l’inspection, accompagne les inspecteurs de la FDA tout au long de leur présence sur site.

Il en va de l'intérêt de l’entreprise de se familiariser pleinement avec les procédures d’inspection FDA et, en cas de doutes concernant les procédures, de ne pas hésiter à poser des questions

Généralement, l’inspecteur analyse le processus de fabrication, vérifie les notes de production et de l’entrepôt. Il pourrait également prendre des échantillons des produits stockés ou fabriqués sur le site

Une fois l’inspection terminée, l’inspecteur discutera, avec la direction de l’entreprise, des résultats de l’inspection et des points critiques relevés.

L’inspection FDA se termine donc par la rédaction d’un rapport écrit, contenant une liste des observations de l’inspecteur, à savoir les [« Inspectional Observations »], appelé également formulaire FDA 483. Ces observations peuvent être utilisées par la direction d’entreprise comme guide de développement des actions correctives à mettre en place, compte tenu du fait que, généralement, l’inspecteur de la FDA, ne propose aucune mesure corrective spécifique.

Durant l’entretien avec l’inspecteur, l’entreprise doit répondre aux observations contenues dans le formulaire FDA-483. Toutes les mesures correctives pouvant être mises en place à court terme sont très appréciées par la FDA. Un exemple est constitué par la volonté de se conformer aux normes de la FDA quant à l’importation des denrées alimentaires aux États-Unis.

Une fois l’inspection achevée, la FDA enverra une lettre communiquant les résultats de l’inspection. Lorsque des lacunes réglementaires sont relevées, elles sont énumérées dans le formulaire FDA 483, avec les délais dans lesquels les actions correctives doivent être mises en place. La lettre de la FDA se termine toujours par les instructions pour répondre aux observations de l’inspecteur.